ENCÜMEN MÜDÜRLÜĞÜ

MÜDÜR
Gülten DEMİRCİ
ÖZGEÇMİŞ
    1974 yılında Niksar İlçesinde doğdum. İlk, Orta ve Lise tahsilimi Niksar’da tamamladım. 1993 yılında İl Özel İdare Müdürlüğünde (Encümen Müdürlüğü)  Memur olarak göreve başladım.

    Anadolu Üniversitesi tarafından yapılan Görevde Yükselme Eğitim Sınavına katılarak 07/04/2010 tarihinde Şef olarak atandım.
 
     12/09/2011 tarihinde Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi Muhasebe ve Vergi Bölümünden,  2014 yılında Kamu Yönetimi Bölümünden mezun oldum. 

     14/08/2012 tarihinden itibaren Vekaleten Encümen Müdürü olarak görev yapmaktayım.

      Evli ve 2 çocuk annesiyim.
BİRİM GÖREV TANIMI

İl Genel Meclisi İş ve İşlemleri:


• Meclisin toplanması ile ilgili ilan ve duyuruların süresinde ilgililere ulaştırılmasının sağlanması.

• Meclis toplantısının Meclis Üyelerine duyurulmak üzere İlçe Özel İdare Müdürlüklerine tebliğ edilmesi.

• Meclis toplantısının Merkez Meclis üyelerine tebliğ edilmesi.

• Meclis toplantı gündeminin Basın İlan Kurumu aracılığı ile halka duyurulmak üzere Valiliğe gönderilmesi.

• Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasının sağlanması.

• Meclis üyelerinin yoklama cetvellerinin düzenli bir şekilde tutulmasının sağlanması.

• Meclis Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrinin takip edilmesi.

• Komisyonlarca düzenlenen raporların kaydının yapılarak rapor ve eklerinin çoğaltılması sağlanarak Meclis üyeleri ve ilgililere zamanında dağıtılmasının sağlanması.

• Meclis Başkanı tarafından komisyonlara havale edilen önerge, yazı ve benzeri evrakların ilgili komisyon başkanlığına ulaştırılması.

• Komisyonların diğer kamu kurum ve kuruluşları ile yapacağı yazışmaları düzenleyip koordine etmek.

• Komisyonlarca hazırlanan raporların yazılıp imzalanmasını ve Meclis Başkanlığına ulaştırılmasını sağlamak.

• İhtiyaç duyulması halinde komisyonlara yardımcı olmak üzere teknik eleman, bilirkişi denetimi için gerekli çalışmaları yapmak.

• Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının yapılarak zapta geçirilmesinin sağlanması.

• Meclis kararlarının yazılması, kontrolü, Meclis Katip ve Başkanına imzalatılması.

• Meclis kararlarının Valiliğe süresi içerisinde sunulmasının sağlanması ve takibi.

• Yürürlüğe giren Meclis kararlarının Genel Sekretere Tebliğ edilmesi.

• Meclis kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesi ve meclis üyelerine duyurulmasının sağlanması.

• Yürürlüğe giren Meclis kararlarının İlgili Müdürlüklere Tevdii edilmesi.

• Yürürlüğe giren Meclis kararlarının İl Özel İdaresi Web Sitesinde yayımlanması.

• Meclis gündemi, ihtisas komisyonu raporları ve kararların e-İçişleri Sistemine girilmesi.

• Meclis kararlarının Asıl ve suretlerinin dosyalanarak arşivlenmesi.

• Meclisin güvenlik ve temizlik işlerinin organizasyonlarında bulunmak.

• İl Genel Meclis Üyelerinin ödeneklerinin yapılması.


İl Encümen İş ve İşlemleri:


• Encümen Başkanının emir ve gözetimi doğrultusunda encümen gündemini hazırlamak ve hazırlanan gündemi Encümen Üyelerine dağıtmak.

• Encümen toplantılarını ilgililere duyurmak, toplantı salonunu hazırlamak.

• Encümen gündemine alınacak evrakları gündem sırasına göre encümen karar defterine yazmak.

• Encümende verilen kararların raportörlük görevini yapmak.

• Encümen kararlarının varsa muhalefet şerhleri ile beraber, Encümen Başkan ve Üyelerine imzalatmak ve onay gerektiren kararların Valilik onayına sunulması.

• İşlemi tamamlanan Encümen karar dosyalarını ilgili birimlere zamanında göndermek.

• İşlemi tamamlanan Encümen kararlarının asıl ve suret karar dosyalarına takılarak arşivlenmesi.

• Encümen Gündemi ve kararlarının e-İçişleri sistemine girilmesi.

• İl Encümen Üyelerinin ve İl Encümen Üyeliğinde görevlendirilen Birim Amirlerine verilecek ek ödeneklerin yapılması.


İdari Faaliyetler:


• Birimi ilgilendiren mevzuatın takibi ve uygulanmasının sağlanması.

• Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer iş ve işlemlerin yapılması.

• Birimin faaliyet alanı ile ilgili yıllık programları, stratejik plan ve performans planı doğrultusunda hazırlamak.

• Müdürlüğün bütçesini ve bütçe ile verilen ödeneklere ait finansal programları hazırlamak.

• Gelen evrakı kontrol edip yönlendirmek, kontrol etmek ve talimatlandırmak.

• Gelen ve giden evrakın yazışma işlemleri (iş akış şemasına gire EBYS üzerinden)

• Gelen ve giden evrakların arşivlenmesi ilgili dosyasına konulması.

• Onaylanan evrakların sunulması ve kontrolünün yapılması ve ilgili birimlere (EBYS) gönderilmesi

İŞ AKIŞ ŞEMALARI
İNDİR
İL ENCÜMEN SERVİSİ
GÖREV TANIMLARI
Ekonomist Ahmet KAÇAR
İL GENEL MECLİS SERVİSİ
GÖREV TANIMLARI
Memur Salih YALÇIN